ThinkOpen ha realizzato per EDUCatt una piattaforma per ottimizzare la gestione dei contratti
Industries: Cultura
L’Università Cattolica del Sacro Cuore è il più grande Ateneo cattolico d’Europa. EDUCatt è la Fondazione alla quale l’Università ha affidato la gestione dei servizi relativi al diritto allo studio.
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La Fondazione EDUCatt ha richiesto a ThinkOpen la creazione di un supporto informatico per migliorare e semplificare la gestione dei contratti per la fornitura dei servizi offerti. La Fondazione si occupa di garantire più servizi: agevolazioni economiche, centro sanitario, residenzialità, ristorazione, soluzioni e strumenti, e altri.
Descrizione del progetto
In precedenza, la Fondazione EDUCatt gestiva in modo offline il processo contrattuale: l’ufficio contratti si occupava della stesura di un documento condiviso poi con il cliente. ThinkOpen ha sviluppato una piattaforma per semplificare questo workflow, a partire da un template preimpostato dove poter inserire le informazioni in campi prestabiliti. Il sistema prevede un flusso di approvazione che parte dal contratto fino alla registrazione dell’avvenuta fatturazione, relativa alla specifica transazione.
La piattaforma, sviluppata in Liferay 6.2 agganciata al database MySQL, ha garantito la gestione della profilazione degli utenti con i soggetti coinvolti (ufficio contratti, uffici vendita e ufficio contabilità), unitamente al responsabile richiedente, la persona che dà le approvazioni o che richiede l’attivazione di un servizio.
Il ciclo di vita di un contratto all’interno di questo sistema prevede i seguenti passaggi:
- contratto in bozza: creazione del contratto secondo il template precostituito;
- contratti in approvazione: il responsabile riceve una notifica dell’avvenuta creazione di un nuovo contratto e sceglie se confermarlo;
- contratti attivi in essere: passaggio del documento allo stato di attivo in essere;
- contratti attivi in scadenza: il sistema invia automaticamente notifiche all’avvicinarsi della scadenza del contratto;
- contratti attivi chiusi: la transazione rimane nel sistema fino alla sua registrazione come contratto “chiuso”. Il responsabile richiedente può automaticamente rinnovare un contratto prima della sua chiusura.
L’ufficio contabilità e gli uffici vendita possono inserire note di fatturazione e note contabili relative all’incasso. Successivamente, nel momento in cui il gestionale SAP notifica l’avvenuto incasso dell’importo, gli uffici lo registrano nel software, andando così a chiudere il ciclo di vita del contratto.
Il workflow contrattuale
Questo workflow comporta un miglioramento della gestione contrattuale: si ottiene una minore dispersione delle informazioni e, in particolare, un maggior controllo delle scadenze grazie a una gestione automatica delle tempistiche del contratto. Tutti gli uffici coinvolti nel flusso sono in grado di avere sotto controllo sia le fatturazioni sia la contabilità.
