• Premessa

Il Codice Etico è il documento attraverso il quale l’impresa definisce le proprie norme etiche e sociali verso gli stakeholder interni ed esterni. In sostanza permette a tutte le parti interessate, ovvero a tutti coloro che intrattengono relazioni con l’azienda, di potere verificare se le loro aspettative e le loro legittime pretese siano state considerate attraverso criteri di equità.

Il Codice Etico introduce e rende vincolanti altresì i principi e le regole di condotta rilevanti ai fini della prevenzione dei reati indicati nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in materia di responsabilità amministrativa degli enti.

Il Codice Etico generalmente fa riferimento ai principi etici fondamentali descritti al Capitolo successivo del presente documento e deve saper coinvolgere sia i comportamenti collettivi che quelli dei singoli individui.

  • La politica di ThinkOpen

ThinkOpen è consapevole che l’autorevolezza di un’azienda si riconosca, oltre che dalla competenza dei suoi collaboratori e dall’alta qualità del servizio fornito alla clientela, anche dall’attenzione posta alle esigenze della collettività.

L’obiettivo di ThinkOpen è quindi quello di mantenere la propria eccellenza nel mercato in cui opera, ma di farlo attraverso uno sviluppo sostenibile, salvaguardando l’ambiente e la sicurezza delle persone coinvolte.

Il Codice Etico è stato definito e voluto dal Consiglio di Amministrazione di ThinkOpen, ma il suo sviluppo e mantenimento dipende essenzialmente dalla volontà e dalla coerenza del management e dal coinvolgimento nel senso di responsabilità dell’azienda nel suo complesso.

  • Finalità e destinatari

Il presente Codice Etico illustra l’insieme dei principi etici e morali che sono alla base dell’attività di ThinkOpen, nonché le linee di comportamento adottate dalla Società sia all’interno della propria attività sia all’esterno.

Il rispetto di tali principi è di fondamentale importanza per raggiungere la missione aziendale di ThinkOpen e per garantire la sua reputazione nel contesto socio-economico nel quale opera.

Tutti i soggetti che operano per il conseguimento degli obiettivi aziendali, siano essi soggetti in posizione di vertice oppure dipendenti o collaboratori, sono tenuti all’osservanza del presente Codice Etico nella conduzione del business e delle attività aziendali. Essi devono quindi tenere, nel perseguimento degli obiettivi aziendali e in tutti i rapporti con persone ed enti interni ed esterni alla Società, un comportamento improntato al rispetto dei principi etici fondamentali.

Questo principio è sancito anche dalla Costituzione, che nell’articolo 41 afferma che l’iniziativa economica privata “non può svolgersi in contrasto con l’utilità sociale o in modo da recare danno alla sicurezza, alla libertà, alla dignità umana.”

Nel prosieguo del presente documento si farà riferimento a:

  • i “Destinatari”, per indicare le persone che operano all’interno dell’azienda, vale a dire il personale dipendente, i dirigenti, gli amministratori, i membri del Collegio Sindacale, i collaboratori, i consulenti;
  • le “Parti interessate” per indicare tutte le Entità esterne che hanno rapporti con l’azienda, come i fornitori, i clienti, le istituzioni pubbliche, i partner commerciali, le organizzazioni politiche e sindacali.
  • Principi etici fondamentali

La condotta dei Destinatari, a tutti i livelli aziendali, è improntata ai principi generali di equità, eguaglianza, trasparenza, onestà, diligenza, imparzialità, riservatezza e tutela della persona, delle informazioni e dell’ambiente.

Nei paragrafi successivi si approfondiscono quelli più significativi per le attività specifiche di ThinkOpen.

  • Legalità e onestà

ThinkOpen opera nell’assoluto rispetto della legge e del presente Codice.

Tutti i Destinatari sono pertanto tenuti a osservare ogni normativa applicabile e ad aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni legislative, anche avvalendosi delle opportunità formative offerte da ThinkOpen.

I Destinatari sono inoltre tenuti a impiegare i beni e le risorse messi a disposizione nel rispetto della loro destinazione aziendale d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità, in quanto ogni destinatario è considerato direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni e delle risorse a lui affidate.

  • Correttezza

La correttezza e l’integrità morale sono un dovere per tutti i Destinatari.

I Destinatari sono tenuti a non instaurare alcun rapporto privilegiato con terzi, che sia frutto di sollecitazioni esterne finalizzate ad ottenere vantaggi impropri.

Nello svolgimento della propria attività i Destinatari sono tenuti a non accettare donazioni, favori o utilità di alcun genere (salvo oggetti di modico valore) e, in generale, a non accettare alcuna contropartita al fine di concedere vantaggi a terzi in modo improprio.

A loro volta, i Destinatari non devono effettuare donazioni in denaro o di beni a terzi o comunque offrire utilità o favori illeciti di alcun genere (salvo oggetti di modico valore oppure omaggi di cortesia commerciale autorizzati dalla Società) in connessione con l’attività da essi prestata a beneficio di ThinkOpen.

L’intrinseca convinzione di agire nell’interesse della Società non esonera i Destinatari dall’obbligo di osservare puntualmente le regole ed i principi del presente Codice.

  • Non Discriminazione

Nella selezione e gestione del personale, nell’organizzazione lavorativa, nella scelta, selezione e gestione dei fornitori e più in generale nei rapporti con tutti gli Enti e le Istituzioni esterne, ThinkOpen evita e ripudia ogni discriminazione concernente l’età, il sesso, la razza, gli orientamenti sessuali, lo stato di salute, le opinioni politiche e sindacali, la religione, la cultura e la nazionalità dei suoi interlocutori.

ThinkOpen, al contempo, favorisce l’integrazione, promuovendo il dialogo interculturale, la tutela dei diritti delle minoranze e dei soggetti deboli.

  • Riservatezza

Tutte le informazioni ottenute dai Destinatari, in relazione al proprio rapporto di lavoro e di collaborazione, e dalle Parti interessate sono di proprietà di ThinkOpen, che si impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza di tali informazioni nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all’esercizio di tale attività, e comunque ad agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti da ThinkOpen nei confronti di tutti le Parti interessate.

In particolare, i Destinatari sono tenuti alla massima riservatezza su documenti idonei a rivelare know-how, informazioni sui clienti, informazioni commerciali e operazioni societarie.

In particolare, ThinkOpen si è adeguata alle norme generali dettate dal GDPR (General Data Protection Regulation), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, entrato in vigore nel 2016 e operativo dal 25 maggio 2018.

Con riferimento alle attività specifiche di ThinkOpen, quanto sopra esposto vale anche (e soprattutto) per tutte le informazioni che dovessero provenire da procedure e/o Database di clienti sui quali si sia intervenuto per sviluppo e/o aggiornamento di procedure software.

  • Diligenza e conflitto di interessi

Il rapporto tra ThinkOpen ed i propri dipendenti e collaboratori è fondato sulla reciproca fiducia: essi sono pertanto tenuti a operare per favorire gli interessi dell’azienda, nel rispetto dei valori di cui al presente Codice.

I Destinatari devono astenersi da qualsiasi attività che possa configurare conflitto con gli interessi di ThinkOpen, rinunciando al perseguimento di interessi personali in conflitto con i legittimi interessi della Società.

Nei casi in cui si possa raffigurare la possibilità di sussistenza di un conflitto di interessi, i Destinatari sono tenuti a rivolgersi, senza ritardo, al proprio superiore gerarchico affinché l’azienda possa valutare, ed eventualmente autorizzare, l’attività potenzialmente in conflitto.

Nei casi di violazione, la Società adotterà ogni misura idonea a far cessare il conflitto di interessi, riservandosi di agire a propria tutela.

  • Lealtà

ThinkOpen ed i Destinatari si impegnano a realizzare una concorrenza leale, nel rispetto delle normative nazionali e comunitarie, nella consapevolezza che una concorrenza virtuosa costituisce un sano incentivo ai processi di innovazione e sviluppo e tutela gli interessi dei consumatori e della collettività.

  • Rapporti con i dipendenti e i collaboratori

  • Selezione del personale

La valutazione e la selezione del personale sono effettuati secondo correttezza e trasparenza, rispettando le pari opportunità al fine di coniugare le esigenze di ThinkOpen con i profili professionali, le ambizioni e le aspettative dei candidati.

ThinkOpen si impegna ad adottare ogni provvedimento utile ad evitare ogni forma di favoritismo nel processo di selezione del personale, utilizzando criteri oggettivi e meritocratici, nel rispetto della dignità dei candidati nonché nell’interesse al buon andamento dell’azienda.

Il personale assunto, anche mediante l’attuazione del presente Codice, riceve un’informazione chiara e corretta circa ruoli, responsabilità, diritti e doveri delle parti.

  • Gestione del personale

ThinkOpen tutela e valorizza le proprie risorse umane, impegnandosi a mantenere costanti le condizioni necessarie per la crescita professionale, le conoscenze e le abilità di ogni persona, effettuando l’opportuna formazione per l’aggiornamento professionale e qualsiasi iniziativa volta a perseguire tale scopo.

ThinkOpen promuove la partecipazione dei lavoratori alla vita dell’azienda, fornendo strumenti partecipativi in grado di raccogliere l’opinione ed i suggerimenti dei lavoratori, garantendo la loro più ampia partecipazione.

Ferma restando la massima disponibilità nei confronti della Società, nessun lavoratore può essere obbligato a eseguire mansioni, prestazioni o favori non dovuti in base al proprio contratto di lavoro ed al proprio ruolo all’interno dell’azienda.

La Società si impegna fermamente a contrastare episodi di mobbing, stalking, violenza  psicologica ed ogni comportamento discriminatorio o lesivo della dignità della persona dentro e fuori i locali aziendali.

Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite per evitare ogni possibile rischio per sé e per i propri collaboratori e colleghi.

La responsabilità di ciascun Destinatario nei confronti dei propri collaboratori e colleghi impone la massima cura per la prevenzione di rischi di infortunio, di insorgenza di malattie professionali e di problematiche relative allo stress ambientale.

  • Ambiente di lavoro e salute

ThinkOpen ritiene di massima importanza la salvaguardia della sicurezza e della salute dei lavoratori, ponendosi come obiettivo non solo il rispetto di quanto richiesto dalle specifiche normative in materia, ma anche un’azione costante volta al miglioramento continuo delle condizioni di lavoro, al fine di prevenire qualsivoglia rischio per la sicurezza e per la salute dei lavoratori e dell’intera collettività.

Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé, per i propri collaboratori e colleghi e per la collettività. In particolare, devono osservarsi tutte le disposizioni dettate con riferimento al Testo Unico sulla Sicurezza (Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e successive modifiche e integrazioni) e di ogni altra norma di legge applicabile.

ThinkOpen, da parte sua, si impegna a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri, nel pieno rispetto della legislazione e delle regolamentazioni vigenti.

  • Gestione dell’impresa

  • Diffusione del Codice Etico

ThinkOpen procede alla diffusione del Codice e dei suoi aggiornamenti presso i destinatari, con le modalità ritenute di volta in volta più opportune, quali, ad esempio:

  • trasmissione tramite e-mail e/o fax e/o posta e/o consegna brevi manu ai membri degli organi sociali, ai dipendenti e ai collaboratori su base continuativa (con la indicazione relativa alla circostanza che il Codice è da ritenersi vincolante per tutti i dipendenti) e prevedendo la sottoscrizione di una dichiarazione in cui il destinatario del Codice ne attesti la ricezione, presa visione ed accettazione (ad esempio, all’atto di assunzione);
  • pubblicazione sul sito internet e disponibilità sulla rete intranet aziendale;
  • informativa a collaboratori occasionali e fornitori relativamente all’esistenza ed ai contenuti del Codice;
  • inserimento, nei contratti stipulati, di una clausola volta a informare i terzi dell’esistenza del Codice che gli stessi dovranno accettare ed impegnarsi a rispettare;
  • predisposizione di un piano di formazione / informazione specifico e differenziato per ruoli aziendali, volto a divulgare i principi e le norme etiche su cui si basa l’intera attività della Società.
  • Osservanza delle procedure interne

ThinkOpen ritiene che l’efficienza gestionale e la cultura del controllo siano elementi indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi.

I Destinatari sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle istruzioni interne all’azienda.

I Destinatari devono agire in base ai rispettivi profili di autorizzazione e conservare ogni idonea documentazione per tenere traccia delle azioni intraprese per conto dell’azienda.

  • Gestione contabile

Nell’attività di gestione contabile, i Destinatari sono chiamati ad agire nel rispetto dei principi di veridicità, accuratezza e trasparenza, affinché sia tutelata la reputazione di ThinkOpen sia internamente che esternamente.

Il rispetto di tali principi consente altresì all’azienda di pianificare le proprie strategie operative in base alla sua reale situazione economica e patrimoniale.

Tutte le voci riportate in contabilità devono essere, pertanto, supportate da documentazione completa, chiara e valida, evitando qualsiasi forma di omissione, falsificazione e/o irregolarità.

In caso di elementi patrimoniali o economici fondati su valutazioni e stime, la relativa registrazione deve ispirarsi a criteri di ragionevolezza e prudenza.

  • Tutela del patrimonio

I Destinatari esercitano le proprie funzioni cercando di razionalizzare e contenere l’uso delle risorse aziendali.

I Destinatari sono tenuti alla corretta applicazione delle disposizioni relative alla sicurezza per proteggere i dispositivi hardware da accessi non autorizzati, che potrebbero gravemente ledere i diritti alla protezione dei dati personali del personale e dei clienti di ThinkOpen.

  • Comunicazione

ThinkOpen provvede a mettere a disposizione delle Parti interessate idonei strumenti di comunicazione, attraverso i quali poter interagire con l’azienda per inoltrare richieste, chiedere chiarimenti o effettuare reclami.

ThinkOpen promuove un’efficace comunicazione aziendale in grado di mettere in contatto l’azienda con la società civile, al fine di recepire istanze, esigenze e bisogni della collettività e di diffondere i propri valori e la propria missione.

Le informazioni diffuse alle Parti interessate sono complete e accurate affinché sia consentito ai destinatari di assumere decisioni corrette e consapevoli.

  • Rapporti con l’esterno

  • Rapporti con Autorità e Pubbliche Amministrazioni

I rapporti con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima chiarezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto della legge e secondo i più alti standard morali e professionali.

I Destinatari, salvo espressa autorizzazione, non possono relazionarsi in nome e per conto di ThinkOpen con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione.

Nei rapporti con i Pubblici Ufficiali, con gli Incaricati di Pubblico Servizio e con la Pubblica Amministrazione in generale, i Destinatari autorizzati si devono attenere a massimi livelli di correttezza e integrità, astenendosi da qualsiasi forma di pressione, esplicita o velata, finalizzata a ottenere qualsiasi vantaggio indebito per sé o per ThinkOpen.

A tal proposito i Destinatari autorizzati saranno tenuti a osservare strettamente quanto disposto dal presente Codice, nonché, più in generale, a quanto previsto dalle direttive impartite dal management di ThinkOpen.

  • Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

ThinkOpen non favorisce o discrimina alcuna organizzazione politica o sindacale.

La Società si astiene dal fornire qualsiasi contributo indebito sotto qualsiasi forma a partiti, sindacati o altre formazioni sociali, salvo specifiche deroghe e comunque sempre nei limiti di quanto consentito dalle norme vigenti.

I Destinatari sono tenuti ad astenersi da qualsiasi pressione diretta, indiretta o millantata nei confronti di esponenti politici o rappresentanti sindacali.

  • Rapporto con clienti e fornitori

I Destinatari si rapportano con i terzi con cortesia, competenza e professionalità, nella convinzione che dalla loro condotta dipende la tutela dell’immagine e della reputazione dell’azienda e conseguentemente il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In particolare, i Destinatari devono astenersi da qualsiasi forma di comportamento sleale o ingannevole che possa indurre i clienti o i fornitori a fare affidamento su fatti o circostanze infondati.

I Destinatari sono tenuti impegnarsi con costanza per offrire servizi puntuali e di alta qualità ai clienti, cercando di limitare qualsiasi forma di disservizio o ritardo al fine di massimizzare la soddisfazione della clientela.

La scelta dei fornitori si effettua in base a criteri oggettivi di economicità, opportunità ed efficienza e le relazioni con essi sono improntate a lealtà, correttezza e trasparenza

È preclusa la scelta di fornitori su basi meramente soggettive e personali o, comunque, in virtù di interessi contrastanti con quelli di società.

I Destinatari devono porre in essere ogni controllo possibile affinché anche fornitori e clienti siano in grado di rispettare i principi etici fondamentali di cui al presente Codice.

  • Violazioni e sanzioni

Il rispetto delle prescrizioni del presente Codice è affidato alla prudente, ragionevole ed attenta sorveglianza di ciascuno dei Destinatari, nell’ambito dei rispettivi ruoli e funzioni all’interno dell’azienda.

Tutti i Destinatari sono invitati a riportare ai loro diretti superiori i fatti e le circostanze potenzialmente in contrasto con i principi e le prescrizioni del presente Codice.

Il management di ThinkOpen adotta ogni necessaria misura per porre fine alle violazioni, potendo ricorrere a qualsiasi provvedimento disciplinare nel rispetto della legge e dei diritti dei lavoratori, ivi inclusi i diritti sindacali.

La violazione dei principi fissati nel Codice compromette il rapporto fiduciario tra la Società, i Destinatari e le Parti interessate.

Tali violazioni saranno quindi immediatamente perseguite da ThinkOpen in maniera incisiva e tempestiva, mediante l’adozione di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati.

A seconda della gravità della condotta posta in essere dal soggetto coinvolto in una delle attività illecite previste dal Codice, ThinkOpen provvederà senza indugio a prendere i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da parte dell’autorità giudiziaria.

Fermo quanto sopra esposto, i comportamenti in violazione del Codice Etico costituiscono:

  • grave inadempimento per i dipendenti (operai, impiegati, quadri e dirigenti), con le sanzioni, applicate a seconda della gravità, previste dal CCNL di categoria (rimprovero verbale, rimprovero scritto, multa non superiore a tre ore di retribuzione, sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giorni lavorativi,  licenziamento per giusta causa o giustificato motivo); nel caso di pendenza dell’azione penale ovvero di esecuzione di un provvedimento restrittivo della libertà personale assunto nei confronti del dipendente, prima di adottare il provvedimento disciplinare, potrà essere adottata la sanzione della sospensione dal servizio e dalla retribuzione, per la durata corrispondente all’esito dell’azione penale ovvero fino al termine della durata del provvedimento restrittivo della libertà personale;
  • giusta causa per revoca del mandato agli amministratori;
  • causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i collaboratori esterni e parasubordinati;
  • causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i fornitori, appaltatori e subappaltatori.

L’individuazione e l’applicazione delle sanzioni terrà sempre conto dei principi generali di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata.

In tutte le suddette ipotesi, ThinkOpen si riserva altresì il diritto di esercitare tutte le azioni che riterrà opportune per il risarcimento del danno subito in conseguenza del comportamento in violazione del Codice Etico.