Alviero Martini e ThinkOpen insieme per automatizzare
la gestione delle richieste di acquisto.

Alviero Martini e ThinkOpen insieme per automatizzare la gestione delle richieste di acquisto.

ThinkOpen ha realizzato per Alviero Martini un’ottimizzazione del workflow, automatizzando la gestione delle richieste di acquisto provenienti dai team aziendali.

Caratteristiche nel dettaglio

  • Gestione delle richieste di acquisto: creazione di un flusso di lavoro automatizzato per permettere una gestione efficiente delle richieste di acquisto;
  • Integrazione con portale AS400: comunicazione automatizzata tra il gestionale in uso e il nuovo portale;
  • Suddivisione capillare dei permessi ai diversi uffici: riproposizione digitale della struttura aziendale tramite una schematizzazione dei permessi;
  • Chat in tempo reale: comunicazione facilitata grazie alla chat accessibile da tutti gli utenti online;
  • Esportazione massiva: possibilità di esportare in formato excel i dati presenti sulla piattaforma secondo filtri selezionabili;
  • Pannello fornitori: gestione dei fornitori tramite anagrafiche dettagliate suddivisibili per località e uffici di riferimento;
  • Notifiche in tempo reale: avvisi tramite notifica di tutti gli eventi che coinvolgono il lavoro del singolo utente.
logo alviero martini

About Alviero Martini

Alviero Martini 1° Classe è uno dei marchi leader nel settore degli accessori, nato a Milano nel 1991 è riuscito in pochi anni a conquistare i mercati italiani ed esteri, realizzando prodotti di alta gamma contraddistinti dall’ormai iconografica mappa geo.
L’azienda vanta un ventaglio di prodotti che spazia dagli accessori all’abbigliamento per uomo e donna, interamente progettati e realizzati seguendo la tradizionale cura artigianale che caratterizza i prodotti italiani in tutto il mondo.

Industries: Accessori e abbigliamento
Location: Milano

Gestione delle richieste di acquisto automatizzata e personalizzabile

Scopri di più

ThinkOpen ha realizzato per Alviero Martini un’ottimizzazione del workflow, automatizzando la gestione delle richieste di acquisto provenienti dai team aziendali.

logo alviero martini

About Alviero Martini

Alviero Martini 1° Classe è uno dei marchi leader nel settore degli accessori, nato a Milano nel 1991 è riuscito in pochi anni a conquistare i mercati italiani ed esteri, realizzando prodotti di alta gamma contraddistinti dall’ormai iconografica mappa geo.
L’azienda vanta un ventaglio di prodotti che spazia dagli accessori all’abbigliamento per uomo e donna, interamente progettati e realizzati seguendo la tradizionale cura artigianale che caratterizza i prodotti italiani in tutto il mondo.

Industries: Accessori e abbigliamento
Location: Milano

Gestione delle richieste di acquisto automatizzata e personalizzabile

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Caratteristiche nel dettaglio

  • Gestione delle richieste di acquisto: creazione di un flusso di lavoro automatizzato per permettere una gestione efficiente delle richieste di acquisto;
  • Integrazione con portale AS400: comunicazione automatizzata tra il gestionale in uso e il nuovo portale;
  • Suddivisione capillare dei permessi ai diversi uffici: riproposizione digitale della struttura aziendale tramite una schematizzazione dei permessi;
  • Chat in tempo reale: comunicazione facilitata grazie alla chat accessibile da tutti gli utenti online;
  • Esportazione massiva: possibilità di esportare in formato excel i dati presenti sulla piattaforma secondo filtri selezionabili;
  • Pannello fornitori: gestione dei fornitori tramite anagrafiche dettagliate suddivisibili per località e uffici di riferimento;
  • Notifiche in tempo reale: avvisi tramite notifica di tutti gli eventi che coinvolgono il lavoro del singolo utente.

Come è facile immaginare sono diversi gli uffici che operano all’interno di Alviero Martini e una delle esigenze primarie era gestire le richieste di acquisto in funzione dei budget designati.
Il portale realizzato da ThinkOpen riesce a rispondere a queste necessità strutturando un workflow su 5 livelli per ogni richiesta di acquisto: bozza, in attesa di approvazione, approvata, rifiutata e contabilizzata.

Ottimizzazione del workflow legato alle richieste di acquisto

In seguito al primo invio, per arrivare all’ultima fase, la richiesta viene prima controllata e approvata dal personale manager dell’ufficio di competenza, per poi apparire nella dashboard di chi si occupa della contabilizzazione.
I Manager hanno l’opportunità di restituire la richiesta all’utente che l’ha realizzata tramite un rifiuto che può essere arricchito da appunti utili nel caso fossero necessarie correzioni prima dell’approvazione.

Durante tutta la fase di analisi chi ha il compito di gestire l’approvazione ha modo di verificare come la nuova richiesta di spesa impatterà sul budget stabilito per quel preciso ufficio, grazie al grafico visibile in fase di approvazione.

Per garantire un’ulteriore automatizzazione è stata sviluppata un’integrazione con il gestionale aziendale esistente che opera sul sistema AS400.
Questo ha permesso di rendere superflue le attività di data entry o una ristrutturazione profonda e costosa dell’ecosistema in uso.

Il portale si presenta con una dashboard brandizzata in cui l’utente ha modo di visualizzare e creare solamente le tipologie di richieste di acquisto abilitate per la sua utenza e ufficio.
La piattaforma permette una capillare gestione dei permessi dei singoli utenti e un’organizzazione degli uffici che riproponga in digitale l’organigramma dell’azienda.

Tutti gli utenti una volta effettuato il login possono inoltre utilizzare la chat in tempo reale per comunicare in modo più rapido, migliorando l’efficienza complessiva.

Per estrapolare i dati dalla piattaforma è possibile scaricare le singole richieste di acquisto tramite PDF o utilizzare la funzione di esportazione massiva dei dati in formato excel.
Questo permette da un lato di effettuare verifiche su possibili incongruenze, dall’altro di analizzare i dati con tutte le funzionalità messe a disposizione dai programmi di gestione dei i fogli di calcolo.

La strutturazione del portale non si ferma alla schematizzazione degli utenti secondo le metriche aziendali, ma si espande anche ai fornitori.
Ognuno di questi può essere inserito tramite un’anagrafica dettagliata e viene selezionato in fase di generazione di una richiesta di acquisto.
Ogni richiesta oltre a contenere il valore delle diverse voci da acquistare viene compilata con tutti i dettagli necessari a una valutazione completa: fornitore, appunti, condizioni di pagamento e periodo di disponibilità della merce o del servizio soggetti della richiesta.

2018-07-18T12:11:06+00:00